问清楚工作目标，避免重复做工

在工作中，有时的情况是，你不知道自己应该做什么，这个目标对你的工作会有什么样的影响，这个目标对你的意义是什么，当你理清了所有的问题后，才能开始工作。你必须理清的问题包括：

●我现在的工作必须做出哪些改变。目标清楚不是要对方向你解释公司的目标或是策略，而是要明白这个目标对你的意义是什么，公司的目标与你个人目标之间的关联是什么。如果老板重新设定公司未来一年的营运策略与目标，你可以问："我的工作目标105应该做出哪些调整？是否有必要改变现在的工作方式？"

举例来说，如果公司预计提升10％的营业额，那么行销部门必须知道达成什么样的部门目标或是个别业务员必须达到多少的业绩，才能完成公司整体的目标。

●可否建议我，要从哪个地方开始。你要知道的不是工作细节的问题，而是要确定大致的方向与优先级。例如，应该先确认好哪些事项，才能开始进行后续的作业；哪些事情应该排在最后，以避免因其他流程的变动而必须一再重做；各项流程之间应如何协调与整合等等。

●我应该注意哪些事情，避免影响目标的达成。可以寻求主管的建议，在过程中有可能犯下哪些错误，应该如何避免；根据过去的经验，曾经发生过哪些意料之外的情形，必须预做准备。这样可以大幅减少不必要的错误尝试，当然更能增加成功的机会。

●有哪些可用的工具与资源。你应该先了解公司有哪些既有的资源可以应用，可以寻求哪些支持，这样才能更有效地规划自己的时间以及工作进度。

勇敢说"NO"，适度的拒绝会让工作更顺畅

对于许多人来说，拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情，你总是担心会不会因此丢了工作？我和同事之间的友谊是否就此结束？老板有可能接受吗？拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。只有你最清楚自己的工作情况，你必须对自己负责，管理自己的时间与工作，不能因为别人的额外要求，让自己陷入忙乱的局面。

在决定你该不该答应对方的要求时，应该先问问自己："我想做什么？或是不想做什么？什么对我才是最好的？"你必须考虑，如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度，而且因为你的拖延是否会影响到其他人？而如果你答应了，是否真的可以达到对方要求的目标？

一旦有了决定之后，该怎么拒绝呢？如果是比较熟识的同事、朋友，或是完全不相识的人，最好是直截了当地说："抱歉，帮不上忙。"或是"现在真的很忙，抽不出时间。"不要多费唇舌，也不需要解释一堆的理由，只要简单的一两句话就可以。而且必须在当下直接回绝，不要拖延一两天才说出你的决定。不要考虑太多，宝贵的时间应该花费在重要的工作上。

排定工作顺序，然后向老板报告工作状况

"手边的工作都已经做不完了，又丢给我一堆的工作，实在是没道理。"但会不会问题是出在你自己身上？你有没有适当地反映真实的情况？如果你不说出来，老板就会以为你有时间做这么多的事情。况且，他可能早就不记得此前已经交代你太多的工作。老板其实是需要被提醒的。

你当然不可能同时完成这么多的工作，为什么不主动地帮助老板制定出工作的优先级。你不是不做，但是凡事有先有后。你可以事先衡量哪些工作可以为公司带来最大的效益，必须优先处理。然后列出手中有哪些工作正在进行，需要哪些支持才能在期限内完成。

当你做好以上的准备时，再开始与老板面对面讨论。你可以问："未来几天或几星期内必须先达成哪三个目标？"或是直接告诉他："我已经先排定未来几天应该要优先完成的工作项目，想听听你的建议？"总而言之，把短期内应该先完成、而且你有能力完成的工作项目确定下来。这样不仅可以减少自己的工作负担，更可以提醒老板，让他了解你的实际工作量。

最后提醒一点，在讨论的过程中必须时时站在主管的立场去思考，体谅他所面临的压力。你该做的是协助主管解决问题，而不是把问题推给主管。当然，更不应该自己承受问题。

报告简明扼要，直接告诉老板重点

多数人在向主管或是老板报告时，总是担心信息不够多，担心"万一老板问起来，答不出来，该怎么办？"根据商业心理顾问公司（PsychologyforBusiness）的心理学家约翰·维佛（JohnWeaver）所进行的研究显示，有10％～15％的人在面对老板时会有恐惧心理，而且如果向老板报告时手中的资料不够多，感到恐惧的人数比例又会更多。

其实，这种担忧是多余的。太多的信息会变得没有重点，如果又缺乏解释，对于老板一点帮助也没有。"内容精简、切中要点，最重要的是能够帮助我快速地做决策，"这是詹森访问多位资深主管对于演示文稿内容的要求时，所得到的一致结论。

你要做的是利用重要的信息或是数据提出解释，一定要有自己的观点，而不是模棱两可的描述。如果你是老板的话，你会做出什么样的决定：新产品上市的最佳时机是什么时候？该不该跟随竞争对手降价，还是要逆势操作？

此外，向老板报告时，要能精准地掌控时间，对此你要有心理准备。在报告的过程中有时会被打断，老板可能得先接个电话，或是提出一些问题，需要花时间说明与讨论。所以，如果你有30分钟的时间，只要准备10分钟的报告内容，不仅可以避免超出时间，而且可以替老板省下更多的时间，更能显现出你的工作效率。