复印功能

传真机收、发合一，不仅能传真，而且还能当复印机使用。有些传真机将"复印"称作"自检"，通过它检测传真机工作状况是否正常。

故障建档功能

三类传真机有故障建档功能，每次出现障碍时，传真机能自动存储到存储器中，建立"病历"档案，需要时可以调出"病历"进行分析处理。

除了掌握以上的功能外，在使用传真机时还要注意这些礼仪：

●先后使用的问题。当你有一份很长的传真需要发出去，而排在你之后的同事只需传真一两页时，应让他先用。

●在公司里一般不要发私人传真稿件。

●如果遇到传真纸用完时，应及时更换新传真纸。如果遇到传真机出故障，应及时找出原因，先处理好再离开，如不懂修理，就请别人帮忙。不要把问题留给下一个同事。

●使用完毕后，不要忘记将你的原件拿走，否则容易丢失原稿，或走漏信息，给你自己带来不便。

扫描仪

现在越来越多的办公室中都配有扫描仪，我们通过扫描仪可以把一些图像资料转化为可以保存在电脑内的图片文字，或者将一些纸上的文字资料，通过扫描仪扫描识别转换为电脑能认识的文字并加以保存，免去你的录入之苦，减轻你的工作量。但许多人在具体的使用中，常遇到许多问题，这里为大家讲讲扫描仪使用过程中的注意事项。

日常保护工作

●保护好扫描镜头。扫描仪光学成像部分的设计最为精密，光学镜头或反射镜头的位置稍有变动就会影响CCD（电荷耦合器）成像的质量，甚至可能使CCD接收不到图像信号。为了避免在运输中由于扫描镜头前后撞击而造成的损坏，扫描仪上都安装有一个锁定装置(机械装置或电子装置)，专门用于锁定扫描仪的镜头组件，确保其不被随意移动。因此，建议用户第一次使用扫描仪前，一定要先开锁，且保证电源开关置于"OFF"，才能插入电源插头(某些品牌的扫描仪，若不开锁就开电源，将有可能导致扫描仪传动系统瘫痪)。同样，扫描仪如果需要长途搬运时，则必须先用该锁定装置把镜头重新锁定。

●保持工作环境的清洁。在扫描仪工作时，光从灯管发出后到CCD接收期间要经过玻璃板以及若干个反光镜片及镜头，其中任何一部分落上灰尘或其他微小杂质都会改变反射光线的强弱，从而影响扫描图像的效果。因此，时刻保持工作环境的清洁是确保图像扫描质量的重要前提。

开机前准备

●刚开机时就立即使用扫描仪效果往往不好，这是由于光源稳定性差的缘故，可先预热几分钟再扫描图片。

●如果你在Windows95下使用扫描仪，请先开启扫描仪电源，再开机，否则可能会遇到扫描仪连不上的情况。

●在开始扫描以前最好先让扫描仪预热一段时间(时间长短从10多秒到几分钟，依具体环境而定)。扫描仪在刚开启的时候，光源的稳定性较差，而且光源的色温也没有达到扫描仪正常工作所需的色温，所以，此时扫描输出的图像往往饱和度不足。

扫描中特别注意事项●要扫描的照片或图片必须放置在扫描起始线的正中，以最大限度地减少由于光学透镜导致的失真。

●使用除去网纹扫描。被扫描的原稿若是印刷品，由于印刷品是采用大小不同的点来表示颜色的深浅，肉眼很难看出，但是扫描出来就全是网纹了。因此，许多扫描仪有去网纹的功能，该功能可由软件完成或由硬件完成，去网纹功能简化了后期处理的手续，经过调整可以直接得到无网纹的扫描图像。

●将较大的图分几次扫描后拼接。如果扫描仪的幅面比较小，不能将需要扫描的文件一次扫描完，就分成多次扫描。先将待扫描的文件在扫描仪上横竖测量一下，看是横扫还是竖扫好。无论是哪种方法都涉及无缝拼接图形的问题，这就需要我们在扫描时注意一些细节。扫描完毕以后，将扫描后的图片放在一个新文件里看一下它们的明暗度是否一致，如果不一致，可以在Photoshop中用"Ctrl+M"和"Ctrl+L"命令来调整图片的明暗度。如果扫描的图片在拼接时总是错位，那是因为在扫描时文件没有水平放置。你先确定哪幅图片由于透视变小需要做纠正处理，然后在Photoshop中按下"Ctrl+T"，然后按着Shift键选择需要增大的点，将透视变小的那部分图增大，不断调整它使之与另一幅图片的边缘吻合，从而让它们成为一幅完整的图片。保存图像时如果选用JPEG格式，图像的压缩比最好是设定在原图像大小的75%～85%，因为压缩过头可能会导致图像严重失真。

●提高扫描仪的中文识别率(即OCR识别率)。OCR(OpticalCharacterRecognition)即光学字符识别，其目的就是让电脑知道它到底看到了什么。要想提高扫描仪的OCR识别率，首先要把原稿中的杂质过滤掉(如准确框选目标扫描区域，用涂改液等去掉文中杂质)，另外扫描时注意放正原稿；其次，将扫描分辨率设为300像素(黑白方式)；最后，在"版面分析"中选择与所扫描原稿对应的版面类型(如横排、竖排等)。而要想OCR有效识别，则必须注意三点：

◎选择适当的分辨率，太低或太高的光学分辨率都会造成不好的识别效果。

◎调整适当的明亮度，使扫描出的图像既不断线也不会模糊成黑块。

◎根据特殊的版面情况，进行自动或手动版面分析。