在打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够"听"得出来。如果你打电话的时候，弯着腰、躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的；若坐姿端正，身体挺直，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。

打电话时声音要温雅有礼，以恳切之话语表达。口与话筒间应保持适当距离，适度控制音量，以免听不清楚、滋生误会。或因声音粗大，让人误解为盛气凌人。上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都十分重要，对此不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌粗率答复："他不在"即将电话挂断。接电话时要尽可能问清事由，避免误事。对方查询本部门其他单位电话号码时，应迅即查告，不能说不知道。

有电话打进来时，我们首先应确认对方身份、了解对方来电的目的，如果自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，这样不但不会误事而且还会赢得对方的好感。

对于在电话里对方提出的问题应耐心倾听；表示意见时，应让他能适度地畅所欲言，除非不得已，否则不要插嘴。期间可以通过提问来探究对方的需求与问题。注重倾听与理解、建立亲和力是有效电话沟通的关键。

接到责难或批评性的电话时，应委婉解说，并向其表示歉意或谢意，不可与发话人争辩。

对于电话交谈事项，应注意正确性，将事项完整地交代清楚，以增加对方认同，不可敷衍了事。

如遇需要查寻数据或另行联系的查催案件，应先估计可能耗用时间之长短，若查阅或查催时间较长，最好不让对方久候，应改用另行回话的方式，并尽早回话。以电话索取书表时，应立即录案把握时效，尽快地寄达。

要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，应有明确的结束语，说一声"谢谢"、"再见"，再轻轻挂上电话，不可只管自己讲完就挂断电话。

传真

现在传真机是必备的办公设备之一。可是，有的员工对它的功能却不甚了解，仅仅将它当作远距离复印机使用。其实，传真机还有许多功能可供开发。

自动检测（诊断）功能

当机器出现故障时，传真机能自动显示故障现象和部位。例如，当发送文稿或记录纸出现卡纸现象时，机上除了有文字显示外，相应指示灯发光，使用者可随时根据显示排除故障。

无人值守功能

无人值守可以节省人员，特别是对时差很大的国际间传真通信更有其实际意义。无人值守通常可以分为3类：收方无人值守、发方无人值守和双方无人值守。

●收方无人值守，指收方传真机旁可以不要操作人员，发方拨通收方的电话号码后，即可自动启动收方传真机，并接收发方传送的文稿，打印出供收方查看。

●发方无人值守，指当发方用户因临时有急事要离开而又需将文稿传给对方时，可以将所有的发送文稿放在传真机的进纸板上。按照事先规约，收方拨通发方的电话号码后，即自动启动了发方的传真机，待核实双方事先制定的密码后，将发送文稿按顺序依次发给收方。

●双方无人值守，就是收、发双方的传真机都可以不要操作人员。发方将要发送的文稿按顺序放在进纸板上，并且调整好报文的发送时间。到了预定时刻，发方传真机自行启动，通过自动拨号呼叫，启动收方传真机，待核实双方事先制定的密码后，将文稿发给对方。

图像自动缩扩功能

有时发送的文稿尺寸未必与收方的记录纸刚好配套，这也无妨。倘若发送的文稿比较宽，而收方的记录纸比较窄，这时可以通过调整，使文稿按比例缩小。同样道理，倘若发送的文稿比较窄，字也比较小，看不清楚，如果收方传真机的记录纸比较宽，这时，可自动地将文稿放大。

自动进稿和切纸功能

传真机的纸台上可以放50张文稿纸，由机上的自动切纸器控制，按照顺序依次自动发送。在传送过程中，如果想了解传送质量，可以查看打印出来的报表。传真机上的自动切纸功能是使接收到的副本长短与发送文稿一样，以防副本因纸长造成浪费，纸短了丢失文字。

色调选择功能

有的传真机除能传送黑白两种色泽外，还可以传送深灰、中灰以及浅灰等中间色调，这样使传送的图片画面层次分明，富有立体感。

选发文稿的功能

有时发送文稿中的某些字段不需要向对方发送，只要在这些字段旁边注上一些特定的符号，则在收到的报文中，这些字段内容就会自动被删除。

"跳白"功能

一张传真文稿上往往有为数众多的"白行"和"白段"，传送这些空白部分要花费相当长的时间，因而降低了传输文稿的效率。具有"跳白"功能的传真机遇到字与字或行与行之间有空白时，就会自动跳过去，这样可以大大提高低密度文字的文稿的传输效率。利用传真机传输一幅16开幅面的文稿，正常传输时间为1分钟，有了"跳白"功能以后，可以缩短到20～40秒。

缩位拨号功能

对于一些经常使用的传真号码，如果其位数较多，则可以用一两位自编代码来代替。例如，用户向电话局登记了用"86"两位数代替对方的电话号码87442707，那么，传真前，用户只需按规定键入"**86"即可自动接通被叫87442707电话。