●处理垃圾文件的原则。查找和删除垃圾文件最首要的原则是安全，其次才是磁盘空间的有效利用。对于未知类型的文件不要轻易删除。前面提到的所有可删除类型文件，如果其带有只读、隐藏或系统的文件属性则应尽量保留，除非你确信可以安全删除它们。有些类型的文件比较繁杂(比如文本文件)，数量大且多数文件较小，这种情况下可以不作处理，避免花很多时间去判断其是否能安全删除。

正确接收电子邮件

在现代职场中，接收或发送商务电子邮件已经是家常便饭，而且越来越成为一种趋势。不懂得与伊妹儿亲密接触，那将会被人笑话，甚至会给你自己带来不小的损失。但是，也千万别和"她"过于亲密，否则，会引火上身呢！因此，你必须记住下面一些与伊妹儿亲密接触的法则。

●注意你的用词。你也许认为你写的邮件明白易懂，但有些用词是会让人误解的。应当做到用词精练并且达意。这样可以避免事后为了对邮件内容进行解释而浪费高昂的长途电话费。

●不要给别人的电子邮箱造成负担。尊重他人的"电子空间"。除非必要，否则不要给别人发E-mail，而且，只发给必要的人。许多人并不喜欢收到笑话或连锁信之类的东西。记住，没有人会喜欢垃圾邮件。当未得到对方允许而发送邮件时，必须确保邮件内容对收件者是有价值的。假如你没有做到这一点，收件人很可能认为那是垃圾邮件，未加阅读即予以删除。

●在电脑上，没有一样东西是保密的。即使邮件信息已被删除，许多软件程序仍可从电脑的硬盘上读取信息。在你按下"发送"键前，必须考虑清楚，假如该邮件被他人看到，后果会是如何--比如被老板看见。首要的一条原则是，不要在工作时发送私人或是机密邮件。

●尽可能缩小邮件附件。附件越大，下载所需的时间就越长，占据收件人的硬盘空间就越多。有些电子邮件的附件可能是不必要的。对于连篇累牍的文件，应考虑使用传真来代替电子邮件。不要想当然。你也许是一个网络老手，熟悉网络行话和图释，但不要假设收件人像你一样熟悉这些技术。

●留下一个有效的语音信息的首要原则是：简明扼要、语速放慢。只留下接听者需要的内容。当你要表达问候时，也要注意内容简短。如果你要离开办公室较长一段时间，应留下你何时回来以及你不在时是否有人检查信箱的详细信息。

●除非你确定你的新客户习惯这种交流方式，否则不要给他们发E-mail。你习惯使用E-mail并不意味着所有的人都习惯。别人的名片上有E-mail地址并不能说明他们真的使用E-mail。

●定期查收E-mail，不要堆积邮件。

●在合理的时间段内定期回复E-mail，惯例是24小时之内。如果对方要求立即回复而你做不到，你就应该让他知道何时能得到所需信息。

●如果必要，做好E-mail的备份。如果你发的E-mail时间性很强，最好使用E-mail信筒中提示你对方收到时间的功能，然后把这封E-mail的内容打印出来或保存在你的文档中，以防万一。

●打开E-mail之前一定要先查毒，尤其当你的电脑处于某个局域网中，可能影响到整个部门甚至整个公司的时候。2000年的"爱虫病毒"只用了两天时间就几乎让美国瘫痪。"爱情后门"也是通过邮件附件在局域网传播。如果是你打开了带病毒的E-mail，然后散布到整个网络，你会显得很愚蠢而且不专业。根据经验，永远不要打开不认识的人发来的邮件。

●不要发送任何涉及公司保密信息的E-mail。因为一旦发送出去，你不知道谁会看到这条信息。

电话

电话被现代人公认为是便利的通讯工具。在日常工作中，使用电话的语言很关键，它直接影响着一个部门的声誉；在日常生活中，我们通过电话也能粗略判断对方的人品、性格。因而，掌握正确的、礼貌待人的打电话方法是非常必要的。

刚入职场的人一定得先学会接听电话的技巧，如果听到电话响，却迟迟不敢出手去接，接下来的工作也会很辛苦。接电话要掌握重点

●说话时具备诚意。

●注意说话方式。如正确的发音、音量比平常稍低，太大声可能会让对方听起来不舒服。●内容简洁。除必要的招呼外，尽量长话短说，如需花时间解说，应先询问对方是否方便，或以后再打。以上三点如能遵守，加上经验累积，很快就能熟悉电话技巧。行有余力时，再注意以下两项重点

●能在电话中告诉客人，到公司最简单的路径。要做到这一点就需要平常花点工夫了解交通状况。

●对打错电话者的应对。每个人都有可能成为公司的客户，因此如果对方的确拨错号码时，也不要立刻挂掉，要尽量留给对方好印象。

当我们打电话给某单位时，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，这样双方对话能顺利展开。在电话中只要稍微注意一下自己的行为，就会给对方留下完全不同的印象。

同样说："你好，这里是××公司。"但声音清晰、悦耳、吐字清脆，就会给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接电话时，应有"我代表单位形象"的意识。打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象。由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着"对方看着我"的心态去应对。