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职场零规则:员工最佳生存手册
第9节:掌握Office办公软件

在一些文化公司里,或者出版社之类文化氛围浓厚的单位里,则习惯以"老师"相称,这样更能表达出对学识、能力的认可和尊重。文化圈和演艺圈也特别流行叫这个。

如果同事之间相处熟悉了,私下里可以去掉姓氏,直接叫其名字,甚至可以用昵称,这样,可以润滑紧张的人际关系。对男性年长者可称"老兄",年幼者称为"老弟"等。当然,称呼别人的小名和昵称一定要把握好,要注意分寸,看清场合,认准对象。一般来说,级别相同的白领之间,或上级对下级使用昵称比较合适。

在职场中,当你使用称呼时,还要回避以下几种错误的做法:

使用错误的称呼

使用错误的称呼,主要在于粗心大意,用心不专。常见的错误称呼有两种:

●误读。误读,一般表现为念错被称呼者的姓名。比如"单"、"查"、"盖"这些姓氏就极易弄错。要避免犯此错误,就一定要作好先期准备,必要时不耻下问,虚心请教。

●误会。误会,主要指对被称呼的年纪、辈分、婚否以及与其他人的关系作出了错误判断。比如,将未婚女士称为"夫人",就属于误会。

使用不通行的称呼

有些称呼,具有一定的地域性。比如,北京人爱称人为"师傅";山东人爱称人为"伙计";中国人把配偶、孩子经常称为"爱人"、"小鬼"。但是,在南方人听来,"师傅"等于"出家人";"伙计"肯定是"打工仔"。而外国人则将"爱人"理解为进行"婚外恋"的"第三者",将"小鬼"理解为"鬼怪"、"精灵",可见不同地域,称呼的意思还是有很大差别的。

使用庸俗低级的称呼

在人际交往中,有些称呼在正式场合中切勿使用。例如"兄弟"、"朋友"、"哥们儿"、"姐们儿"、"磁器"、"死党"、"铁哥们儿"等等一类的称呼,就显得庸俗低级,档次不高。它们有的听起来令人肉麻不堪,而且带有明显的"黑社会"风格。逢人便称"老板",有时也显得不伦不类。

使用绰号作为称呼

对于关系一般者,切勿自作主张给对方起绰号,更不能随意以道听途说来的绰号去称呼对方。至于一些对对方具有侮辱性质的绰号,则更应当免开尊口。另外,还要注意,不要随便拿别人的姓名乱开玩笑。要尊重一个人,必须首先学会去尊重他的姓名。每一个正常人,都很看重本人的姓名,不容他人对此进行任何形式的轻践。对此,在人际交往中,一定要牢记。

掌握一些基本的工作技能

在公司中,如果你掌握了必要的工作技能,就能提升自己在老板心目中的地位。随之,你会频频出现在公司重要的会议上,甚至被委以重任,因为在老板心中,你已经变得不可替代了。无论你目前从事哪一项工作,一定要让自己多掌握一些必要的工作技能。在你主动提高自己的工作技能时,你应当明白,自己这样做的目的并不是为了获得金钱上的报酬,而是为了让自己有更长久的发展。更重要的是,你必须多掌握一些必要的工作技能,然后才能在自己所选择的终身事业中成为一名杰出的人物。

电脑

目前,不识字的文盲越来越少,跟不上现代科技发展的功能型文盲却在增加。联合国重新定义的新世纪的文盲,其中第三类是不能使用计算机进行学习、交流和管理的人。因此,有人戏称:"新世纪里,一不小心你就成了文盲"。所以,在新世纪里要更新观念,更新知识,更新技能,改变人生!

掌握Office办公软件

MicrosoftOffice是微软公司的开发的办公组件,其中包括好几个软件,对于普通的职场人来说,最主要掌握三个常用的就够了:Word、Excel、PowerPoint三个。

●文字处理:Word是目前世界上最流行的文字编辑软件。使用它我们可以编排出精美的文档、方便地编辑和发送电子邮件、编辑和处理网页等等。Word适于制作各种文档,如信函、传真、公文、报刊、书刊和简历等。在目前很多公司,除了要专业的排版软件外,Word已经具备强大的功能,帮助员工进行文字处理,受到了广大员工的欢迎。

●表格处理:Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件,确切地说,它是一个电子表格软件。可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算,并且进行数据的分析和预测。Excel具有强大的制作图表的功能,新版本Excel2000还可以制作网页。早在1985年,MicrosoftExcel一经问世,就被公认为是世界上功能最强大、技术最先进、使用最方便的电子表格软件。

●图文演示:PowerPoint也是微软的Office系列组件之一,是幻灯片制作工具。由于它编辑多媒体的功能很强大,很多员工将其作为文档与图表制作的工具。PowerPoint最大的特点是简单易学,即使没有基础的员工在经过几个小时的培训后,就能做出一个不错的文件。PowerPoint内置丰富的动画、过渡效果和几十种声音效果,并有强大的超级链接,以及由此带来的交互功能,可以直接调用外部媒体文件,能够满足一般演示要求。

清理垃圾

电脑系统在使用一段时间后便会产生各种垃圾文件,它们越积越多,不仅占用着大量的磁盘空间,还会影响到其他应用程序的运行效率,使得保存操作时产生更多的文件碎片。那么应如何安全、高效地为自己的电脑搞一次彻底的大扫除呢?

●一个干净的电脑桌面。状况:习惯性把随手要用的文件、邮件存到电脑桌面,为的是使用方便。可是着急时偏偏找不到最急着要的那份文件。应对:就像一张干净的办公桌可以省却你寻找文件的时间,一个干净利落的电脑桌面也能节约你的精力,避免在文件中突围的烦躁心理。每两天清理一下电脑桌面,不急用的文件保存到分类文件夹中,用过的放到垃圾桶,剩下的自然是马上要用的文件,一目了然!

●熟悉的文件、文件夹及程序。电脑爱好者们通常会往自己的电脑里装许多的游戏或软件,它们一般都有自己独特的文件命名方式,尤其是游戏产品相关的名称:如"COMMANDOS"、"RICH4"、"DELTAFORCE"等等,为众多玩家所熟知。这就给我们确认一个文件或文件夹甚至程序可否被安全删除提供了依据。相当多的软件在被正常卸载后并不一定完全删除其安装时所创建的所有文件和文件夹,这时就需要用户手工及时删除它们了。






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