起初这位经理感到过于窘迫而不敢面对他的下属，但最终他还是告诉她，她应将私事放在私人空间。

关于个人习惯的反馈必须以缓和的方式进行，不必老板亲为。克尔说，有时一位指导老师或一位受尊敬的老同事可以"易于被听取的"方式提出忠告。

不同的员工对不同的方式有更好的反应。电子商务档案公司Zantaz.com的副总裁和首席人事长珍尼特·诺瑞格·施温德说，她在进行评定之前，会尽量判断这个人的天性。她说："对于一个非常有判断力、情绪化的人，我就会问，'你对这个职位有何感想？'或者，'对你的部门转运状况是否感到满意？'"与之相比，如果对于善于分析的员工，她称："我就会说'我想与你探讨一些逻辑性的东西'，即使事情并不存在逻辑性。或者是，'我收集到你有交流方面问题的资料，诸如此类等等。我现在得到的信息是a、b、c、d，你是否有补充？'"

她还会以"微妙的评语"开始她的反馈，如"我对你说的话可能令你不悦，但它对你的成功至关重要"。她说："当你告诉人们他们不想听的事情时，你必须以吸引他们注意力以及他们能够接受的方法来传达讯息。"

我曾经研究了反馈的重要性。我让四组人根据口头的描述来画一些几何图案。

第一组没有任何反馈意见，无论是口头的还是书面的。第二组只有书面的，但是没有口头的反馈意见。第三组有口头的，但是没有书面的反馈意见。第四组允许自由地反馈，既采用口头的，又采用了书面的反馈。结果，第四组的准确性最高，尽管他们花费了较多的时间。这表明具有反馈的沟通是最有效的。它将产生较少的误解，返工的可能性也大大减少。

在下面的场景里，史蒂夫采取了消极的行为方式，否定杰克关于某幅图画的建议。

史蒂夫:这些画根本不是我想要的。难道你开会的时候在开小差吗？

杰克:不，我在听。

史蒂夫:总之，你又心不在焉了，对不对，杰克？我们需要更为精致的书画作品，而这些作品粗俗、平庸。

杰克:嗯，我以为……也许……

史蒂夫:你以为什么？

杰克:我只是想，我们的商店风格典雅，如果我们保持书画的简洁之美，会使它锦上添花。

史蒂夫:你想得太多了，杰克。

反馈可以定义为对听到的、读到的，或者看到的东西的回应。它通常是行为或者过程本身的信息，而不是某一个特别的消息。在所有涉及团队的事务方面，比如沟通和协作，能够互相及时给出反馈意见是非常重要的。好的反馈意见能够促进合作。意见的反馈可以改变一个企业的工作动力。

在史蒂夫和杰克的对话中，史蒂夫对杰克提出反馈意见的方式存在以下几个缺陷：

看上去史蒂夫更像是在发泄不满，而不是给杰克正确的信息。

在大庭广众之下公开批评。

作为一名管理者，下面的八个步骤将帮助你给出积极的反馈意见，避免史蒂夫犯的错误：

★区分事实和猜测

★关注具体的、易观察的行为

★关注可能的改进

★避免语气重的措辞

★首先处理情绪问题

★关注反馈对接受者的价值

★反馈的信息量对于接受者而言是可以接受的

★分享想法和信息

当给自己的员工反馈意见时，请区别出事实和观点。确定你是在表述一个意见还是在给出实际的信息。

第二点，应基于尽可能多的、明显的、具体的行为提出反馈意见。主观地揣摩人意是人类的天性。不要主观地揣摩那个人的心思，代之以描述其举止。当你陈述一个事实而不是观点时，员工是不会和你争论的。反馈以事实为基础，并告诉你的员工你听到、看到了什么。正确的方式应该是跟他说，"我看到你在一群人里，双臂交叉，盯着地板，用脚不停颤动。你在那里干什么呢？"

在描述一个人的举止时要牢记着另一件事，使用副词来代替形容词。这会帮助你关注那个人的动作而不是他的特点。例如，不要说"你是一个慢吞吞的人"，而要说"你说话有些慢。"

正确地给出反馈意见的第三个技巧是，根据可能产生的结果或可能取得的改进来设计你要讲的话。避免使用"好"或者"坏"这样的判断词。尽量使用"多"或者"少"这类词语，并尽可能地将重点放在现在及未来，而不是过去。

人们经常喜欢回顾历史，你也许经常提醒别人过去犯过的错误。"记住你曾在1968年做过那事，或者我看见你在1973年做过那事，或者我听说你在1984年做过那事"。不要总停留于过去吧！更多地关注现在和未来。

当提出反馈的时候，要避免使用语气重的措辞比如"你这个人"，"男人婆"或者"窝囊废"，它们可能引发员工的情绪化反应。如果发生了这种情况，沟通就会更为困难，甚或彻底结束。

当你给员工反馈意见时，如果正好遇到此员工很抵触或很情绪化，请先解决情绪化问题。因为此时这个员工很激动、焦躁不安、愤怒且毫无理性。因此应该首先解决此人的情绪问题，而不是去说服他或提供任何信息。

提出反馈时要考虑的第六个技巧是关注反馈对接受者的价值。提出反馈前，要先认同和接受他人的观点。尊重他人。关注反馈对接受者的价值，而不要只图一吐为快。

这是第七个技巧。反馈只能以别人可以接受的信息量为限，不是你想提多少就能提多少。人们都有一个承受反馈的上限。所以，反馈不要一股脑地提出，否则最后可能造成无法弥补的过错。

提出积极的反馈意见的第八个技巧是与人分享你的想法和信息。仅仅把意见提出来是不够的。如果还需要与别人合作，以寻求解决方案，那么更应该作为一个团队共同工作。

接受反馈的技巧

在谈话或者会议中，你可能就是接受反馈的人。这里有七条方针使你更有效地接受反馈。

★认真地倾听

★不带任何抵触情绪地注意所有不同的意见

★以复述来检查你的感觉

★请求进一步的澄清

★评估所听到的反馈的价值

★从其它来源获得额外的信息

★根据正确的反馈意见行动

最为首要的就是认真地倾听。将接受员工的反馈看作一个机会，它能帮助你找到更好的管理方法。令你随时以积极的心态接受员工的反馈意见。